Málo času a hodně práce? Poradíme, jak na time management | VímVíc.cz

Málo času a hodně práce? Poradíme, jak na time management

30. 10. 2018

Vstáváte brzy, v práci jste včas a přesčas. Domů přijdete pozdě s nechutí do čehokoliv jiného než spánku a vaši blízcí jen neradostně přihlížejí s myšlenkami na více společného času. Toto není scénář úspěchu, ale cesty k vyhoření. Nemusíte ale měnit práci, stačí se zaměřit na efektivitu.

Můj obrázek

Time management

Time management je definován jako správné hospodaření s časem. Umění využít každou chvíli vašeho dne ve prospěch chvil ostatních.

Často se time management spojuje s efektivitou práce, což je pochopitelné vzhledem k tomu, že u většiny lidí v produktivním věku se život točí právě kolem ní. Práce by vás však neměla pohltit a díky správnému time managementu, tedy dobré organizaci, získáte čas pro vše, co je důležité pro vás.

Pokud jste zaměstnanec a máte danou pracovní dobu, jednoduše ji využijte do poslední minuty. Pokud jste podnikatel nebo pracujete na živnostenský list, nastavte si vlastní pracovní dobu a dodržujte ji vy, stejně tak jako vaši blízcí. Pokud si pracovní dobu nevytvoříte, nebudete vědět, jak čas správně rozdělit. Že je to důvod, proč jste přestali s klasickým zaměstnáním? Tak to je špatná zpráva, toto je totiž zásadní pro začátek správné efektivity práce.

Plán dne

Každé ráno, nebo klidně večer předem, si ve svém poznámkového bloku vytvořte plán dne, kterého se budete držet. Mít plán znamená nebloudit naslepo pracovním dnem. Sepište body, cíle, které za den musíte stihnout a zároveň dobře promyslete jejich pořadí. Sami víte, jestli s vámi budou klienti ráno komunikovat, nebo je raději necháte na odpoledne a nejprve vyřídíte korespondenci.

Sdružování úkolů

Ideální je si úkoly sdružovat a nepřecházet od obíhání klientů k sezení u počítače, pokud ráno vyřizujete schůzky s lidmi, přirozeně přejděte do telefonních rozhovorů, dále třeba e-maily, a když jste rozepsaní, můžete práci ukončit například sepsáním úkolů na další den. Jednoduše tak uzavřete pracovní koloběh, který bude pro vaši mysl méně únavný a hlavně přehledný.

Přecházejte plynule mezi úkoly.

Začátek je jednoduchý: prostě se pusťte do práce

Pokud přijdete do práce nebo na své pracovní místo, začněte pracovat. Samozřejmost, říkáte s otevřenou stránkou dnešních zpráv a kafem v ruce, které jste si udělali, kdy jindy, než po začátku vaší pracovní doby. Tomu se říká prokrastinace. Tuto neřest překonáte jednoduše tím, že, s prací začnete. K rozhodnutí s čím začít vám pomůže položit si tzv. Lakeinovu otázku: Jaké je právě teď to nejlepší využití mého času?

Buďte upřímní. Máte sepsaný plán a víte, co je potřeba. Víte i jakou aktivitou máte začít. Pokud se ale v procesu zastavíte a nevíte, jak dál, možná je čas na menší pauzu. Projděte se, uvolněte se, odejděte od pracovního stolu a odpočívejte. Poté se vraťte a pokračujte.

Klaďte si otázku tohoto klasika vždy, pokud nevíte, co dál. Nezahálejte a pokračujte, ale pokračujte produktivně. Pamatujte, nejde o to práci se vyhnout, ale zvládnout ji. Pozor také na neefektivní využití času.

Pauzy v práci jsou nedílnou součástí produktivního dne.

Méně je více aneb jak být efektivní

Nestačí být zaneprázdněný. Otázkou je, čím jste zaneprázdněni. Pokud například vytváříte prezentaci, krade vám čas neustálé zkrášlování vizualizací, obměna slovních obratů, vymýšlení nových příkladů apod. To vše má svůj čas, pokud ale nevytvoříte základní strukturu projektu, projekt nevznikne. Správný a systematický postup vám vždy umožní jednodušší a plynulejší průběh.

Tuto myšlenku správně vystihuje citát A. Lincolna: „Dejte mi 6 hodin na pokácení stromu a já první 4 strávím ostřením sekery.”

Pozlátko jménem multitasking

Zároveň buďte opatrní s multitaskingem, neboli děláním více věcí najednou. V plášti efektivity často odvede pozornost od důležitých informací. Telefonovat a řídit, nebo psát e-mail během slovní konverzace jsou klasickými případy z každodenního života. V práci sice neriskujete zdraví, pokaždé ale riskujete chybu. Dokončete jeden úkol, poté druhý a nenechte se rozptylovat množstvím práce.

Každá kniha je psána jedno slovo za druhým a ne jinak.

Paretovo pravidlo

Italský ekonom Vilfredo Pareto koncem 19. století zjistil, že 80 % bohatství Itálie je v rukou 20 % obyvatelstva. S postupem času se ukázalo, že pravidlo 80 20 se dá využít i v mnoha jiných případech, kdy je 80 % výsledku založených na 20 % příčin a mimo ekonomiku se dá často využít i v běžném životě.

Zkuste se zamyslet a najít těch 20 % práce, která vytváří 80 % vašich příjmů. Nebo naopak pohledejte ve vás samotných těch 20 % příčin, které jsou zdrojem 80 % vašich problémů.

Pokud jste si udělali plán a pochopíte Paretovo pravidlo tak zjistíte, na co se máte zaměřit a vaše efektivita práce se znatelně zvýší. Zároveň ubude času, který nad prací strávíte. Vidíte, jak to do sebe hezky zapadá?

Vytvořte si v životě rovnováhu

Abyste byli co nejvíce efektivní, je důležité si najít také čas pro odpočinek. Pokud máte pracovní dobu, nechte se vyrušit jen akutními záležitostmi, po práci ale přepněte a věnujte se sobě a svým blízkým.

Jednou z důležitých rad je také rozdělit nejen čas, ale i místa v našem životě. Rozdělte si životní prostor na místo pro práci — ať již kavárnu, knihovnu, pracovnu, nebo pracovní prostory určené zaměstnavatelem — a místo pro odpočinek, kde načerpáte energii pro další fungování. Toto je také jeden ze způsobů, jak se zbavit stresu.

Pokud potřebujete pracovat doma, vytvořte si v bytě nebo domě místo vyhrazené pro práci. Z pracovny poté oddělejte vše rušivé (hračky dětí, televizi apod.).

V ložnici spěte, v obýváku se bavte a v pracovně pracujte, víc v tom nehledejte.

Time management v praxi

Ve světě je už nějakou dobu zajímavý trend, a sice snížení osmihodinové pracovní doby na dobu šesti, někdy i jen čtyř hodin práce denně. Důvodem je zbytečné mrhání časem zaměstnanců stráveným v práci. Čistá mzda zůstává, pouze doba strávená v zaměstnání se sníží.

A světe div se, produktivita se zvyšuje. Pro zaměstnance je jednodušší si práci rozvrhnout a volný čas využijí pro psychickou obnovu i odpočinek. Lidé jsou šťastnější, produktivnější a motivovanější, mají totiž více času ve svých vlastních rukou.

Témata:

Jak být úspěšný Ze života Ze života firem a kanceláří