14. 08. 2018

Narazili jste již při používání Excelu na jeho slabiny ve zpracování rozsáhlých tabulek? Slyšeli jste už o Accessu, ale zdá se vám jen jako jiný program pro práci s tabulkami? Přečtěte si tento článek o třech nástrojích, které Vám tento méně známý „bratr“ Excelu dokáže poskytnout pro výrazné zvýšení efektivity práce s databázemi.

Můj obrázek

V čem je Access lepší?

1. relace mezi tabulkami

Používáte v Excelu funkci SVYHLEDAT či jiné vyhledávací funkce? Například proto, abyste doplnili ceny z tabulky výrobků do tabulky objednávek? Pak se vám také možná stalo, že vám funkce SVYHLEDAT vrátila chybu #NENÍ_K_DISPOZICI, protože se daný výrobek v tabulce výrobků nevyskytoval nebo jeho katalogové číslo bylo chybně zapsáno. Museli jste tedy pravděpodobně hledat příčinu této chyby a poté ji odstranit, což není vždy snadné. A co teprve, když je těchto chyb v tabulce několik desítek?

V takovém případě je vhodným kandidátem pro správu vašich tabulek MS Access.
V něm si totiž můžete propojit dvě tabulky tak, aby byla zajištěna referenční integrita, tedy stav, při kterém nemůžete do jedné tabulky vložit záznam, který není přítomen i v tabulce druhé. V Accessu si můžete nastavit, že do tabulky objednávek nelze vložit jiný kód výrobku než ten, který je v tabulce výrobků. Zároveň pokud byste nějaký výrobek z tabulky výrobků chtěli odstranit, Access vám nabídne i smazání tohoto výrobku z tabulky objednávek.

2. dotazy

Pokud chcete v Excelu vidět jen řádky odpovídající nějakému kritériu, můžete použít filtry. Kromě klasického filtru máte k dispozici i filtr rozšířený, který vám dává další možnosti, jak nastavit kritéria. Co když však chcete vyfiltrovat jednu tabulku na základě kritérií v druhé tabulce? Co kdybyste chtěli vyfiltrovat objednávky obsahující výrobky určitého výrobce, který je uveden v tabulce výrobků?

V Excelu by to sice nastavit šlo, avšak bylo by to nejen velice náročné, ale pravděpodobně by se i jednalo o řešení s velkou chybovostí.

Naproti tomu Access nabízí nástroj, který to dokáže udělat snadno a bez chyb.
Tím nástrojem jsou dotazy. V nich si můžete vybrat jen ty sloupce z tabulky nebo tabulek, které chcete ve výsledku vidět. Filtrovat můžete na základě kritérií v jednom nebo třeba i ve všech sloupcích bez ohledu na to, z jaké jsou tabulky a zda budou ve výsledku dotazu zobrazeny. Zároveň můžete v dotazech vytvářet i velmi komplikovaná kritéria pro filtrování pomocí vzorců.

Můj obrázek

3. formuláře

Ačkoliv jsou v Excelu přítomné ovládací prvky formuláře a možnost nastavení ověření dat, zdaleka nedosahují takové úrovně jako formuláře v Accessu. V něm můžete vytvářet formuláře zcela dle vašeho gusta. Ovládací prvky, jako jsou textová pole, pole se seznamem či pole pro vkládání příloh, si můžete jakkoliv naformátovat a umístit kamkoliv ve formuláři. Zároveň jste chráněni, abyste do jednotlivých polí nezadali jiné hodnoty než ty, které do nich opravdu patří. Například v případě rodného čísla nemůžete zadat více než 10 cifer či textovou hodnotu.

Je tedy Access lepší než Excel?

Chcete se zdokonalit v Accessu? Podívejte se na kurz Accesu.

Navzdory všemu, co jsme si o Accessu doposud řekli, je zde stále mnoho případů, kdy je lepší volbou Excel. Jde především o chvíle, kdy chcete:

  • formátovat tabulku (slučování buněk, různé formáty buněk a písem)
  • psát složitější výpočty
  • vytvářet kontingenční tabulky
  • vytvářet grafy

Shrnout bychom to mohli následovně:

  • Excel se hodí spíše pro práci se samostatnými tabulkami s převahou čísel. Především pak pro různé výpočty a analýzy včetně jejich zobrazení pomocí grafů.
  • Access je zase vhodnější pro zpracování propojených tabulek s převahou textových údajů (nebo i číselných, nebudeme-li s nimi provádět složitější výpočty). Je tedy vhodný pro správu databází.

Dát přednost Excelu nebo Accessu?

Co když však máte databázi a chcete s jejími daty provádět různé analýzy? Měli byste upřednostnit Excel nebo Access? V takovém případě můžete použít obojí.

Tyto dva programy spolu totiž umí poměrně dobře spolupracovat.
Data tedy můžete mít uložena v Accessu a tam je i upravovat, aby se neporušila jejich integrita, ale veškerou jejich analýzu můžete provádět v Excelu, který je lepší pro práci s čísly. Stačí, když do Excelu naimportujete tabulky z Accessu a vytvoříte tak mezi nimi propojení.

Zpět na seznam
Témata:
Lektoři radí