01. 10. 2018

V srpnu 2018 byla v České republice zaznamenána nejnižší nezaměstnanost za posledních 15 let, což znamená, že lidé sice mají práci, ale na druhou stranu zaměstnavatelé hůře hledají nové zaměstnance. Pracovní portály, jako kdejeprace.cz doslova překypují pracovními nabídkami.

Můj obrázek

Zvýšení produktivity

Díky nízké nezaměstnanosti rostou i platy. Pokud ten váš nerostl tak, jak jste si představovali, možná by bylo dobré zamyslet se nad tím, jak zvýšit svoji produktivitu tak, aby to bylo ku prospěchu vám i lidem ve vašem okolí.

Možná už teď pracujete na maximu nebo si necháváte ještě rezervu. Každopádně pokud chcete, aby byla práce za vámi lépe viditelná, naučte se dobře si zorganizovat své úkoly. Umět dobře zadat, přijmout, splnit i reportovat úkol, jsou dovednosti, které vás učiní spolehlivými, resp. bude více viditelné, že spolehliví jste. Staňte se tím, se kterým se dobře spolupracuje. Zaměstnavatel to jistě ocení a možná navrhne zvýšení platu sám od sebe. :-)

Tipy jsou spíše zaměřené na kancelářské pozice, nicméně velkou část z nich mohou uplatnit i živnostníci.

Naučte se dobře zorganizovat své úkoly, aby vaše produktivita vzrostla.

Vyřizování pracovních emailů

Pokud posíláte důležitý e-mail, dejte vždy do kopie vašeho nadřízeného, aby byl v obraze. Nebojte se, rozhodně mu tím schránku nezahltíte.

Úkolujte jen 1 osobu. Když posíláte e-mail s nějakou žádostí (úkolem) a potřebujete ho adresovat více lidem, dávejte do kolonky “komu” jen jednoho příjemce, ostatní dejte do kopie, aby bylo jasné, kdo je za úkol zodpovědný. Velmi často se totiž stává, že když mají 1 úkol na starost 2 lidé, každý z nich si myslí, že ho má na starosti ten druhý.

Velké soubory neposílejte, ale sdílejte odkazem. Velikosti příloh nad 5 MB už nemusí příjemce e-mailu nutně přijmout, navíc mu to pak velmi zahlcuje schránku. Velké soubory můžete nahrát buď na služby vyžadující registraci jako je Google Drive (automaticky ho máte u Gmail účtu), Dropbox, Microsoft OneDrive a další, nebo služby bez registrace, ale s reklamami jako Úschovna, Letecká pošta apod.

Vyjadřujte se stručně, používejte formátování. Nikoho nebaví číst sáhodlouhé e-maily. Používejte formátování (odrážky), nadpisy (stačí označit tučně). Pokud něco potřebujete, napište to na začátek (na první rychlý pohled) nebo na konec (další kroky po přečtení e-mailu). Nebo na obě místa. Pokud něco potřebujete vědět od příjemce e-mailu, ale napíšete to doprostřed dlouhé zprávy a bez otazníku na konci věty, tak se dost možná nic nedozvíte.

Posílejte potvrzení. Dostanete-li e-mailem nějaký úkol a jste srozuměni s jeho zadáním, vždy odpovězte. Stačí jen “ok”. Druhá strana alespoň ví, že o úkolu víte a budete na něm pracovat. A pokud úkol uděláte, pošlete “hotovo”. Tím ukážete, že jste práci udělali dříve, než když by si jejích výsledků měl teprve někdo všimnout, což udělá i lepší dojem na nadřízeného.

Připomínejte se. Pokud pošlete e-mail, na který čekáte odpověď, ale příjemce Vám neodpoví pár dní, ozvěte se znovu. Častá příčina prošvihnutých termínů je jen to, že se e-mail zatoulal. Jsou služby, které s tím pomáhají (např. Gmail, Inbox, Right Inbox). Samozřejmě v situacích, kdy příjemce odpovídat nechce, vám žádné služby nepomohou☺.

Odpovídejte rychle, ale dejte si od e-mailu pokoj. Rychlejší odpověď je lepší. Pokud ale vaší prací není sedět nad e-maily a co nejrychleji odpovídat (např. zákaznická podpora), tak si vypněte zvukové a vizuálně rušivé notifikace (upozornění) a ponořte se do vlastní práce. Ve většině případech bude stačit, když budete na e-maily odpovídat:

  • ráno po příchodu do práce,
  • po obědě,
  • před odchodem z práce.

Ano, jen 3x denně. Pokud bude druhá strana potřebovat něco akutně, tak jistě zavolá. E-maily ale opravdu zpracujte. Neotvírejte e-mail 2x. Buď to hned udělejte, nebo odpovězte pro upřesnění, nebo smažte (či nechte přečtené).

Negativní emoce nepatří do e-mailu! Jste naštvaní, zvýšil se vám tlak a píšete e-mail, ve kterém třeba argumentujete, proč máte pravdu vy a ne druhá strana? Tak prrr… 5x si dobře rozmyslete, jestli někoho po e-mailu osočíte, urazíte, naštvete, podkopáte. Nejdřív se vyspěte, pak si e-mail přečtěte znovu a pak raději zavolejte. Vyřešte to osobně. Negativní emoce zaznamenané v e-mailu se smyjí až za mnohem déle, než řečené z úst do úst. Navíc se často stává, že druhá strana měla vlastně v něčem pravdu a nakonec ji i chápete, ale zjistíte to až posléze.

Telefon v práci ano, ale ne pro zábavu

Volejte zpátky. Zmeškali jste hovor? Asi Vám druhý člověk něco chtěl. Zavolejte zpátky nebo napište SMS, pokud nemůžete volat.

Ujasněte si úkoly. Na závěr telefonátu si shrňte další kroky, co má kdo udělat. Ujasníte si, jestli jste se vzájemně pochopili a úkoly snáz udržíte v paměti.

Omezte notifikace. Žijeme ve světě, kde nám neustálé notifikace štěpí pozornost, kvůli čemuž se nemůžeme pořádně soustředit na skutečnou práci. Vypněte si zvukové notifikace na e-maily, které stačí kontrolovat několikrát denně. Omezte notifikace dalších aplikací (např. Facebook, Instagram a další komunikační služby), aby vás nerušili v práci. Spousta z vás ví, jak dokážou být otravné.

Komunikace obecně

Jak komunikovat, správně argumentovat, řídit i umět být řízen jsou dovednosti, které se vám budou hodit v jakékoliv práci. Teorie vás naučí jen část a proto je důležité nabyté znalosti co nejrychleji uplatňovat. Vhodné jsou i vzdělávací kurzy, které propojují teorii s praxí, např. kurzy komunikace nebo poměrné náročné kurzy administrativy, díky kterým můžete získat i profesní kvalifikaci.

Komunikaci se můžete naučit i na vzdělávacím kurzu, ve kterém propojíte teorii s praxí.

A zlaté pravidlo na závěr: nebojte se zeptat! Absolventi, přepněte si v hlavně, že už nejste ve škole a nevadí, když něco nevíte. Radši se 3x zeptejte na zbytečnost, než abyste 1x předpokládali něco, co váš kolega nebo nadřízený zamýšlel jinak.

Zpět na seznam