Office/Team asistent/ka

Pro našeho klienta, prestižní farmaceutickou společnost, která se specializuje na oblast onkologie, neurovědy a vzácných onemocnění, hledáme novou kolegyni/kolegu, který bude působit na pozici Office/Team asistent/ka.

V rámci své práce budete mít na starosti:

Office Management

• zajišťování recepce + příchozí + odchozí pošta + telefonáty
• proces v K2 - CR, PO a GR + skenování a předání Faktur do účtárny
• evidence došlých faktur a další proces pro jejich zaplacení - následné zápisy splatností a úklid faktur do šanonů
• Vedení kanceláře (objednávání veškerých kancelářských potřeb)
• Zajišťování oprav a servisu kancelářského a kuchyňského zařízení
• Zodpovědnost za služební telefony, iPady - dodávky, výměna, objednávky
• evidence telefonních čísel a jejich správa - T-Mobile
• zajištění nástupů nových lidí - zajištění výstupů odchodů + Evidence předávacích protokolů
• Zodpovědnost za sběr a předání hlášení farmakovigilančních událostí osobám zodpovědným za farmakovigilanci
• Zajištění kongresů, cycle meetingů, asistence při cestování pro management( letenky, ubytování….) + následné vyúčtování
• zajištění kancelářských potřeb pro chod + údržba tiskových zařízení (tonery, řešení problémů)
• potřebný support při organizaci meetingů v office i mimo office
• vytváření a evidence smluv v ARIBA (iCap)
• objednávání vizitek + firemních obálek atd..
• zajišťování překladů pro management
• evidence IT vybavení v tabulce IT
• archivace - evidence skladu + zajištění přepravy, eventuálně vyhledání

Facility Management

• jednání se správcem budovy - řešení problémů - office, parking, recepce, vstupní karty, atd…
• jednání s úklidovou firmou - řešení problémů, adhoc úklidy - čištění koberců - kontrola fakturace
• jednání s firmou na údržbu zeleně v office
• požární velitel kanceláří - nácviky evakuace, řešení revize hasících přístrojů s budovou
• jednání s majitelem budovy - např. prodloužení smlouvy - přestavby atd
• přestavby - v případě potřeby - dodávky nábytku, stěhování, údržba skladu, skartace

Car Fleet Management

• evidence vozidel firmy
• objednávky nových vozidel + předávání nových a vracení starých vozidel a potřebný support
• řešení kalkulací - komunikace s dodavateli
• zpracovávání Fakturace - přehled PHM a kontrola + fakturace za servis
• zajištění servisů/přezutí/umytí dle potřeby pro management
• asistence v případě poruchy/nehody atd…následná hlášení ALD/ARVAL - potřebná komunikace
• předávání podkladů o autech HR oddělení do mezd
• zpracování pokut + srážky ze mzdy - předání HR
• výjezdy do servisu/pneuservisu pro management

Co od Vás očekáváme:

• zkušenosti na obdobné pozici
• schopnost řídit sám sebe
• aktivní znalost anglického jazyka (návštěvy z ciziny, cizinci zaměstnaní na pobočce)
• „can do attitude“

Nabízíme:

• stravenkový paušál 55Kč/den
• příspěvek na MHD, na penzijní připojištění
• flexibilní benefity
• 30 dní dovolené
• Bridge days (většinou 2 dny placeného volna do roka v návaznosti na státní svátky)
• Místo výkonu práce: u metra Budějovická

V případě zájmu nám zašlete Váš strukturovaný životopis. V nejbližší době Vás budeme kontaktovat.

Společnost PŘEDVÝBĚR.CZ s.r.o. si vyhrazuje právo nekontaktovat kandidáty, kteří nebudou splňovat výše uvedené požadavky.

Výhodou spolupráce s námi je rychlost! S našimi konzultanty absolvujete pouze telefonický pohovor.

Odpovědí na tento inzerát souhlasím, aby společnost PŘEDVÝBĚR.CZ s.r.o., sídlem Na Kozačce 1289/7, Praha 2, zpracovávala mé osobní údaje pro účely zprostředkování práce v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., a to až do odvolání písemnou formou.

Základní údaje o pracovní pozici

Typ pracovního poměru:

Práce na plný úvazek

Místo výkonu práce:

Praha - Krč, Česká republika

Minimální stupeň vzdělání:

Středoškolské nebo odborné vyučení s maturitou

Další informace o volném místě:

Pozice není vhodná pro OZP.

Kontaktní údaje

Kontaktní osoba:

E-mail:

predvyber@predvyber.cz