Jak napsat úspěšný formální obchodní dopis? | VímVíc.cz

Jak napsat úspěšný formální obchodní dopis?

25. 01. 2019

Jaké jsou náležitosti formální obchodní korespondence? Představíme vám univerzální pravidla pro psaní formálních dopisů a emailů, která byste při sepisování nabídky a poptávky služeb, ale i při stylizaci mnoha jiných typů obchodních dopisů, měli dodržovat.

Napsat správně formální obchodní dopis je prvním krokem k úspěchu.

Komu posíláme formální dopis

Formální dopis zasíláme zpravidla někomu, ke komu chováme formální respekt. Jedná se tedy o osobu, kterou považujeme za autoritu či se k ní chováme s úctou a pokorou. Nebo se ideálně může jednat o kombinaci všeho zmíněného. Komu běžně v praxi posíláme formální dopis, aniž bychom si to mnohdy uvědomovali?

Například do škol a školských zařízení učitelům a profesorům, na úřady starostovi nebo jiným úředníkům, do zaměstnání nadřízenému nebo do jiné společnosti obchodnímu partnerovi. V posledním případě se jedná o speciální typ formálního dopisu, tzv. obchodní korespondenci.

Formální dopis zasíláme osobám, které jsou buď autoritou, nebo se k nim chováme s úctou a pokorou. Ideálně by se mělo jednat o kombinaci výše zmíněného.

Co je formální dopis

Formálních dopisů, ale také korespondence v podobě emailů, je mnoho druhů. Může se jednat například o:

Úřední dopisy

Úřední dopis můžeme zasílat kvůli stížnosti, v jejímž případě chceme upozornit na určitý nedostatek či nesprávné jednání. Nebo se může jednat o žádost, ve které se obracíme na různé instituce a žádáme je například o zaměstnání, půjčku, o přijetí ke studiu apod. Úředním dopisem je ale také petice, tedy písemně podaná žádost občanů různým orgánům nebo otevřený dopis, ve kterém lze kriticky zhodnotit určité jevy a nesprávné chování či jednání.

Obchodní korespondence

Nejčastějším typem obchodní korespondence, který si blíže představíme níže, je poptávka a nabídka, ale také objednávka, urgence, reklamace nebo upomínka a mnoho dalších.

Motivační dopis

Třetím typem, určitě ale ne posledním, jsou motivační dopisy uchazečů o zaměstnání nebo motivační dopisy veřejným institucím (např. motivační dopis pro Erasmus).

Formálním dopisem (ale také emailem) mohou být úřední dopisy, obchodní korespondence nebo také různé typy motivačních dopisů.

Náležitosti obchodní korespondence

Základní pravidla pro obchodní korespondenci se nijak neliší od pravidel pro jakýkoliv formální dopis. Jak má vypadat obchodní dopis a jaká specifická pravidla bychom měli v každém případě dodržovat?

    • Použijte spisovný jazyk - vyhněte se hovorovým výrazům a nepoužívejte v žádném případě vulgarismy. Pište slušně a zdvořile.

    • Vyvarujte se pravopisných chyb - dopis si po sobě několikrát zkontrolujte nebo požádejte kolegu, aby si váš dopis či email přečetl.

    • Buďte objektivní, nikoliv subjektivní - příjemci sdělte nejpodstatnější informace. Vynechejte slovní vatu. Kvantita není kvalita. O to víc to platí v dnešní uspěchané době.

    • Držte se hlavního sdělení dopisu - respektujte cíl, který chcete pomocí korespondence dosáhnout.

    • Vyhněte se cizím slovům - jestliže hodláte použít odborné termíny, cizí slova a zkratky, bude jim příjemce rozumět?

    • Buďte struční - použijte krátké věty a souvětí, vyhněte se dlouhým odstavcům. Usnadníte příjemci zprávy orientaci v dopise. Ideální délka formálního dopisu je jedna normovaná strana, tedy normostrana (NS), která čítá 1800 úhozů. V případě emailu můžete být ještě stručnější, pište raději kratší emaily s obsáhlejší přílohou.
Obchodní korespondence, potažmo všechny formální dopisy, obsahují pravidla, kterých bychom se měli držet.
Napsat správně formální obchodní dopis je prvním krokem k úspěchu.

Obchodní dopis a náležitosti

Náležitosti formálního obchodního dopisu upravuje ČSN 01 6910 o Úpravě dokumentů zpracovaných textovými procesory. Pro obchodní korespondenci, stejně jako pro další formální dopisy, platí následující pravidla, co by měly obsahovat:

    • 1. Adresa odesílatele (popřípadě údaje o zápisu podnikatelského subjektu v obchodním rejstříku nebo v jiné evidenci, identifikační číslo a kontaktní údaje)

    • 2. Adresa příjemce

    • 3. Místo

    • 4. Datum

    • 5. Předmět dopisu

    • 6. Oslovení

    • 7. Obsah dopisu

    • 8. Podpis (případně s razítkem)

    • 9. Přílohy
Náležitosti formálního dopisu jsou upraveny dokonce v českých technických normách.

Náležitosti více podrobně

Adresu příjemce uvádějte v hlavičce dopisu, nebo v patě stránky. Jestliže zasílá dopis fyzická osoba právnické osobě, první je vždy adresa odesílatele. Mezi místem a datem odeslání se nepíše čárka (např. České Budějovice 17. 1. 2018). Pro měsíc použijeme číslici a dny, měsíce a roky píšeme s tečkou, přičemž je oddělujeme mezerou. Předmět dopisu (tedy například Nabídka, Poptávka) se vyznačuje tučně, nepíšeme před předmětem dopisu či emailu slovo Věc.

Oslovení v pátém pádu nikdy nevynechte, a to ani v případě, že příjemce neznáte. Jestliže jsou příjemci neznámý, oslovte je Vážené paní, vážení pánové. Běžně se pod oslovení vkládá mezera o výšce jednoho řádku.

To, v jakém pořadí se uvádí adresa příjemce a odesílatele, má svá pravidla. Při psaní formální obchodní korespondence dodržujte všechny náležitosti.

Už jen pár náležitostí obchodní korespondence

Obsah dopisu by měl být zarovnán vlevo nebo do bloku, pak ale text zarovnejte do levého i pravého okraje a použijte dělení slov. Odstavce by měly být odděleny mezerou o výšce jednoho řádku. Formální dopis zasíláme respektované osobě a tak na důkaz vyjádření úcty píšeme osobní a přivlastňovací zájmena (Vy, Vám, Váš) s velkým písmenem. Mezi obsah dopisu a závěrečný pozdrav patří mezera o výšce jednoho řádku.

Podpis umístěte vlevo. Jestliže jste ale datum zarovnali vpravo, pak můžete i podpis umístit vpravo. Především u obchodního dopisu budou jeho součástí přílohy, které se uvádí pod posledním řádkem textu tučně a oddělují se od něj mezerou o výšce 1-3 řádků. Počet příloh uveďte v podobě textu, tedy např. 5 příloh, pokud jich není mnoho, vyjmenujte je, např. Nabídka, Poptávka. Případně pod nadpis Přílohy (bez dvojtečky) vyjmenujte na samostatných řádcích názvy jednotlivých příloh.

Je mnoho způsobů, jak prezentovat jednotlivé přílohy v obchodní korespondenci. Měli byste se ale držet těch doporučených.

Emailová obchodní korespondence

Formální dopis tohoto typu může nahradit také emailová obchodní korespondence. V některých případech požadují obchodní partneři např. nabídku služeb v papírové i emailové podobě. Ústav pro jazyk český Akademie věd ČR stanovuje v ČSN 01 6910 náležitosti také formálních emailů, které jsou zasílány buď jako oficiální úřední nebo obchodní dopisy. Tato pravidla tedy neplatí pro interní sdělení.

Pro emailovou obchodní korespondenci platí téměř všechna výše zmíněná pravidla. Elektronická komunikace nám ale přináší množství nástrojů vedoucí k vyšší efektivitě, které lze v emailech použít. Naopak dělení slov ani zarovnání do bloku se v e-mailech nepoužívá.

Dodržování těchto náležitostí nevytvoří úplný celek toho, jak napsat úspěšný formální obchodní dopis. Je dobré vědět, co příjemce obchodní korespondence potěší a co by mohlo být naopak kritériem pro odmítnutí. Věříme, že když se budete řídit pravidly, a váš obchodní dopis či email bude vypadat strukturovaně, váš obchodní partner to ocení.

Témata:

Jak být úspěšný Ze života Ze života firem a kanceláří