Formální dopis: Jak napsat úřední dopis? | VímVíc.cz

Formální dopis: Jak napsat motivační dopis a jiné úřední dopisy

19. 03. 2022

Jaké jsou náležitosti formálních dopisů? Přinášíme důležité informace, jak napsat dopis správně. Například motivační dopis na vysokou školu či formální e-mail. Článek představí univerzální pravidla pro psaní formálních dopisů a jiné obchodní korespondence.

Komu a kdy se posílá formální dopis

Formální dopis se zasílá zpravidla někomu, ke komu je chován formální respekt. Jedná se tedy o osobu, kterou považujeme za autoritu či se k ní chováme s úctou a pokorou. Nebo se ideálně může jednat o kombinaci všeho zmíněného. Komu se v běžné praxi posílá formální dopis?

Formální dopisy se posílají například do škol a školských zařízení učitelům a profesorům, na úřady starostovi nebo jiným úředníkům, do zaměstnání nadřízenému nebo do jiné společnosti obchodnímu partnerovi. V posledním případě se jedná o speciální typ formálního dopisu, tzv. obchodní korespondenci. Sem se může řadit i motivační dopis v podobě formálního e-mailu.

Formální dopis zasíláme osobám, které jsou buď autoritou, nebo se k nim chováme s úctou a pokorou. Ideálně by se mělo jednat o kombinaci výše zmíněného.

Co je formální dopis?

Formální dopis je zpravidla oficiální dopis, který je zasílán odesílatelem autoritám či společensky výše postaveným osobám. Formálních dopisů, ale také korespondence v podobě formálních e-mailů, je několik druhů. Může se jednat například o formální dopis typu:

Úřední dopis

Úřední dopis můžeme zasílat kvůli stížnosti, ve které chceme upozornit na určitý nedostatek či nesprávné jednání. Úřední dopis se dále posílá v případě žádosti, v níž se obracíme na různé instituce (žádost o práci, půjčku, o přijetí ke studiu apod.). Úředním dopisem je ale také petice, tedy písemně podaná žádost občanů různým orgánům nebo otevřený dopis, ve kterém lze kriticky zhodnotit určité jevy a nesprávné chování či jednání.

Obchodní korespondence

Nejčastějším typem obchodní korespondence, který bude představen níže, je poptávka a nabídka. Do obchodní korespondence patří však i objednávka, urgence, reklamace nebo upomínka a mnoho dalších. Obchodní korespondence má určitá pravidla a podmínky, na rozdíl od soukromé komunikace, kterými je nutné se řídit. Pravidla a náležitosti obchodní korespondence obvykle stanovuje každá země rozdílně. Některé státy preferují stručný a výstižný formální dopis, jiné si potrpí naopak na zdlouhavých zdvořilých frázích.

Motivační dopis

Třetím typem, určitě ale ne posledním, jsou motivační dopisy uchazečů o zaměstnání, motivační dopis veřejným institucím či motivační dopis na vysokou školu.

Formálním dopisem (ale také formálním e-mailem) mohou být úřední dopisy, obchodní korespondence nebo také různé typy motivačních dopisů.

Jak napsat dopis: Náležitosti obchodní korespondence

Základní pravidla pro obchodní korespondenci se nijak neliší od pravidel pro jakýkoliv jiný formální dopis. Jak napsat dopis správným způsobem není nic složitého. Jak má vypadat obchodní dopis a jaká specifická pravidla by měla být v každém případě dodržena?

  • Používat spisovný jazyk: vyhněte se hovorovým výrazům a nepoužívejte v žádném případě vulgarismy. Pište slušně a zdvořile.
  • Vyvarovat se pravopisných chyb: obchodní dopis si po sobě několikrát zkontrolujte nebo požádejte kolegu, aby si váš dopis či formální e-mail přečetl.
  • Být objektivní, nikoliv subjektivní: příjemci sdělte nejpodstatnější informace. Vynechejte slovní vatu. Kvantita není kvalita. O to více to platí v dnešní uspěchané době.
  • Držet se hlavního sdělení obchodního dopisu: respektujte cíl, který chcete pomocí obchodní korespondence dosáhnout.
  • Vyhýbat se cizím slovům: jestliže hodláte použít odborné termíny, cizí slova a zkratky, bude jim příjemce rozumět?
  • Být stručný: použijte krátké věty a souvětí, vyhněte se dlouhým odstavcům. Usnadníte příjemci zprávy orientaci v dopise. Ideální délka formálního dopisu je jedna normovaná strana, tedy normostrana (NS), která čítá 1.800 úhozů. V případě formálního e-mailu můžete být ještě stručnější, pište raději kratší e-maily s obsáhlejší přílohou.
Obchodní korespondence, potažmo všechny formální dopisy, obsahují pravidla, kterých bychom se měli držet.

Obchodní dopis a jeho náležitosti

Náležitosti formálního obchodního dopisu upravuje ČSN 01 6910 o Úpravě dokumentů zpracovaných textovými procesory. Pro obchodní korespondenci, stejně jako pro další formální a úřední dopisy, platí následující pravidla, která by měla být dodržena:

  • Adresa odesílatele (popřípadě údaje o zápisu podnikatelského subjektu v obchodním rejstříku nebo v jiné evidenci, identifikační číslo a kontaktní údaje)
  • Adresa příjemce
  • Místo
  • Datum
  • Předmět dopisu
  • Oslovení v dopise
  • Obsah dopisu
  • Podpis (případně s razítkem)
  • Přílohy
Náležitosti formálního dopisu jsou upraveny dokonce v českých technických normách.

Adresu příjemce uvádějte v hlavičce dopisu, nebo v patě stránky. Hlavička dopisu je nejvýše položená část ,,stránky", tedy příslušného úředního dopisu. Jestliže obchodní dopis zasílá fyzická osoba právnické osobě, první je vždy adresa odesílatele. Mezi místem a datem odeslání se nepíše čárka (např. České Budějovice 17. 1. 2018). Pro měsíc použijeme číslici a dny, měsíce a roky píšeme s tečkou, přičemž je oddělujeme mezerou. Předmět obchodního dopisu (tedy například Nabídka, Poptávka) se vyznačuje tučně, před předmětem dopisu či e-mailu nepíšeme slovo ,,Věc".

Oslovení v dopise v pátém pádu nikdy nevynechejte, a to ani v případě, že neznáte příjemce. Jestliže jsou příjemci neznámí, oslovte je Vážené paní, vážení pánové. Běžně se pod oslovení v dopise vkládá mezera o výšce jednoho řádku.

To, v jakém pořadí se uvádí adresa příjemce a odesílatele, má svá pravidla. Při psaní formální obchodní korespondence dodržujte všechny náležitosti.

Psaní dopisu a formální dopis vzor

Psaní dopisu podle dodržení náležitostí obchodní korespondence je snadné. Obsah obchodního dopisu by měl být zarovnán vlevo nebo do bloku, pak ale text zarovnejte do levého i pravého okraje a použijte dělení slov. Odstavce by měly být oddělené mezerou o výšce jednoho řádku. Formální dopis zasíláme respektované osobě, a proto na důkaz vyjádření úcty píšeme osobní a přivlastňovací zájmena (Vy, Vám, Váš) s velkým písmenem. Mezi obsah formálního dopisu a závěrečný pozdrav patří mezera o výšce jednoho řádku. Obecně se dá říci, že i ve volně dostupných šablonách se dá najít cenná rada. Jedná se o formální dopis vzor

Podpis umístěte vlevo. Jestliže jste ale datum zarovnali vpravo, pak můžete i podpis umístit vpravo. Především u obchodního dopisu budou jeho součástí přílohy, které se uvádí pod posledním řádkem textu tučně a oddělují se od něj mezerou o výšce 1 až 3 řádků. Počet příloh uveďte v podobě textu, tedy např. 5 příloh, pokud jich není mnoho, vyjmenujte je, např. Nabídka, Poptávka. Případně pod nadpis Přílohy (bez dvojtečky) vyjmenujte na samostatných řádcích názvy jednotlivých příloh.

Je mnoho způsobů, jak prezentovat jednotlivé přílohy v obchodní korespondenci. Měli byste se ale držet těch doporučených.

Psaní dopisu, ať už se jedná o úřední dopis nebo motivační dopis, zabere sice více času, než psaní osobní korespondence, ale příprava a správnost se jistě vyplatí. Správně napsaný motivační dopis může přinést vysněnou práci, úřední dopis dokáže změnit špatné jednání sdělenou stížností atd. Článek sdělil několik tipů, jak napsat dopis a čeho se držet. Přesto je k nalezení na internetu více tipů. Stačí si vyhledat vzor úředního dopisu nebo formální dopis vzor. Vzory úředních dopisů mohou být zastaralé, je proto důležité sledovat datum publikace článku a držet se co nejčerstvějších informací.

Formální e-mail, e-mailová obchodní korespondence

Formální dopis se dá snadno nahradit e-mailovou obchodní korespondencí, formálním e-mailem. V některých případech požadují obchodní partneři např. nabídku služeb v papírovém provedení i v podobě formálního e-mailu. Ústav pro jazyk český Akademie věd ČR stanovuje v ČSN 01 6910 náležitosti také formálních e-mailů, které jsou zasílány buď jako oficiální úřední dopisy nebo obchodní dopisy. Tato pravidla tedy neplatí pro interní sdělení.

Pro e-mailovou obchodní korespondenci platí téměř všechna výše zmíněná pravidla. Na internetu se dá jednoduše dohledat formální e-mail vzor. Elektronická komunikace nám ale přináší množství nástrojů vedoucí k vyšší efektivitě, které lze v e-mailech použít. Naopak dělení slov ani zarovnání do bloku se ve formálních e-mailech nepoužívá. Formální e-mail vzor ukazuje různé možnosti, které poskytuje psaní dopisu na počítači.

Dodržování náležitostí obchodní korespondence nevytvoří úplný celek toho, jak napsat dopis úspěšně. Je dobré vědět, co příjemce obchodní korespondence potěší a co by mohlo být naopak kritériem pro odmítnutí. Věříme, že když se budete řídit pravidly, a váš obchodní dopis či e-mail bude vypadat strukturovaně, váš obchodní partner to ocení. Stále se nabízí možnost využít formální dopis vzor na internetu a čerpat inspiraci.

článek je uzamčen
Zadejte svůj e-mail pro otevření článku.
nebo

Témata:

Pracovní smlouvy Nastartuj kariéru Jak být úspěšný